Datenschutzerklärung (App-Domain)

Stand: Juni 2026 — gilt für app.florivio.de

1. Verantwortlicher

FloriCore Software UG (haftungsbeschränkt)
An der Brettig 7, 91330 Eggolsheim
E-Mail: [email protected]

2. Übersicht der Verarbeitungen

Florivio ist eine Software-as-a-Service (SaaS)-Plattform für die Verwaltung von Feuerwehren und Hilfsorganisationen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der nachfolgend beschriebenen Zwecke.

3. Verarbeitung auf dieser Plattform (app.florivio.de)

3.1 Registrierung und Benutzerkonto

Daten: E-Mail-Adresse, Passwort (gehasht mit bcrypt), Organisationsname, Ort
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Speicherdauer: Bis zur Löschung des Kontos, spätestens 30 Tage nach Kündigung

Conversion-Analyse bei der Registrierung:

Bei der Registrierung erfassen wir zusätzlich technische Merkmale Ihres Zugangs (User-Agent-String Ihres Browsers, Host-Anteil des Referers — also z. B. nur google.de ohne Suchbegriff oder Pfad — und ggf. UTM-Parameter aus dem Aufrufs-Link). Daraus klassifizieren wir die Herkunftsquelle Ihres Zugangs in eine der Kategorien: Suchmaschine, KI-Assistent (LLM), Social Media, bezahlte Anzeige, direkter Aufruf, Verweis von einer anderen Website oder Bot. Zusätzlich speichern wir den Zeitpunkt Ihres ersten echten App-Logins nach der Registrierung (als reiner Engagement-Indikator — wir möchten verstehen, ob neu registrierte Konten tatsächlich aktiv werden; keine Inhaltsauswertung, keine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DSGVO, kein werbliches Profiling).

Zweck: Conversion-Analyse, um zu verstehen über welche Kanäle wir unsere Zielgruppe (Freiwillige Feuerwehren) erreichen, und um unsere Kommunikation zu verbessern.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse — wirtschaftliches Interesse an der Optimierung unserer Marketing-Kanäle, das nach unserer Interessenabwägung Ihre schutzwürdigen Interessen überwiegt, da nur minimierte technische Zugriffsdaten (User-Agent, Referer-Host, UTM) am Tenant-Konto gespeichert werden, keine Werbeprofile-Erstellung stattfindet und keine Weitergabe an Dritte erfolgt).
Speicherdauer: An die Lebensdauer Ihres Tenant-Kontos gebunden; bei Kündigung werden diese Daten gemeinsam mit den Konto-Stammdaten gelöscht.
Widerspruchsrecht: Sie können der Verarbeitung jederzeit nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO widersprechen. Schreiben Sie uns dazu unter [email protected]. Wir nehmen Sie aus der Auswertung heraus, ohne dass dies Ihren Kontozugang beeinträchtigt.
Keine Profilbildung: Es findet keine Werbeprofile-Erstellung, kein Cross-Site-Tracking und keine Weitergabe an Werbenetzwerke statt. Die Daten dienen ausschließlich der internen Auswertung.

3.2 Auftragsverarbeitung

Florivio verarbeitet die Daten Ihrer Organisation als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung liegt bei Ihrer Organisation. Details regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV); eine Liste der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter ist auf florivio.de/subprocessor einsehbar. Eine personalisierte PDF-Ausfertigung des AVV mit den Stammdaten Ihrer Organisation senden wir auf Anfrage an [email protected] zu.

3.3 Session-Cookies

Wir verwenden technisch notwendige Session-Cookies für die Authentifizierung. Diese Cookies sind für den Betrieb der Anwendung zwingend erforderlich und fallen unter die Ausnahme des TDDDG §25 Abs. 2 Nr. 2.

Cookie	Zweck	Dauer
florivio_app	Session-Authentifizierung	3 Stunden
florivio_platform_admin	Platform-Admin-Session	3 Stunden

3.4 Lokale Speicherung (localStorage)

Für Benutzereinstellungen (z.B. konfigurierte Tabellenspalten) verwenden wir den localStorage Ihres Browsers. Diese Daten verlassen Ihr Gerät nicht und dienen ausschließlich der Komfortverbesserung des von Ihnen angeforderten Dienstes (TDDDG §25 Abs. 2 Nr. 2).

3.5 Reichweitenmessung (nur vor dem Login)

Auf den öffentlich zugänglichen Seiten unter app.florivio.de (Login, Registrierung, Bestätigungsseiten) setzen wir das selbst gehostete Analysetool Umami ein, das auf eigenen Servern in Deutschland betrieben wird. Eingeloggte Mandanten-Bereiche werden nicht getrackt.

• Umami setzt keine Cookies und schreibt nichts in den Browser-Speicher.
• Die IP-Adresse wird gemeinsam mit dem User-Agent und einem täglich wechselnden Zufallswert zu einem nicht-personenbeziehbaren Tagesschlüssel verarbeitet; die ursprüngliche IP wird nicht dauerhaft gespeichert.
• Es findet kein websiteübergreifendes Tracking, keine Profilbildung und keine Weitergabe an Dritte statt.
• Verarbeitete Daten: aufgerufene Seite, Referrer, Browser-Typ/-Version, Betriebssystem, Sprache, Bildschirmauflösung, Herkunftsland (aus IP abgeleitet).
• Aggregierte, nicht personenbeziehbare Auswertungen (Seitenaufrufe, Besucher, Conversion-Rate des Signup-Funnels) verbleiben auf unbegrenzte Zeit.

Rechtsgrundlage: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); unser Interesse liegt in der bedarfsgerechten Optimierung des Signup-Funnels. Da keine Cookies verwendet werden und keine Informationen aus Ihrem Endgerät ausgelesen werden, ist nach unserer Bewertung keine Einwilligung nach § 25 TDDDG erforderlich. Die „Do Not Track"-Einstellung Ihres Browsers wird respektiert.

3.6 Sicherheits-Logs

Zur Abwehr von Brute-Force- und Bot-Angriffen sowie zur Erfüllung unserer Pflichten aus Art. 32 DSGVO protokollieren wir sicherheitsrelevante Ereignisse:

Ereignis	Daten	Speicherdauer
Login-Versuche (erfolgreich/fehlgeschlagen)	Zeitstempel, Benutzerkennung, IP, User-Agent	90 Tage
Registrierungs-Funnel	Zeitstempel, gewählter Plan, Validierungs-Feldname (kein Wert), gehashte IP	90 Tage
Rate-Limit-Treffer	Zeitstempel, gehashte IP, Endpoint	90 Tage

Rechtsgrundlage: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Schutz der Anwendung) sowie rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. Art. 32 DSGVO).

3.7 Lebenszyklus-Kommunikation und pseudonyme Nutzungsanalyse

Während der Trial-Phase und bei einer Mitgliedschaft auf einem unserer Pläne senden wir Ihnen anlass- und zeitpunktbezogene E-Mails (z. B. Trial-Ablauf, Onboarding-Hilfe, gelegentliche Produkt-Tipps). Wir unterscheiden vier Klassen mit unterschiedlicher Rechtsgrundlage:

Klasse	Inhalt	Rechtsgrundlage	Abbestellbar?
service	Authentifizierung, E-Mail-Bestätigung, Passwort-Reset	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag)	Nein (technisch nötig)
contractual_notice	Trial-Ablauf-Hinweis, Plan-Wechsel-Bestätigung, Onboarding-Hilfe in der Testphase	Art. 6 Abs. 1 lit. b/c DSGVO	Nein (Vertragspflicht)
marketing_nurture	Produkt-Tipps, neue Features, Praxis-Hinweise	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) oder § 7 Abs. 3 UWG (zahlender Bestandskunde, ähnliche Dienstleistung)	Ja, jederzeit per Link in jeder Mail oder per E-Mail an [email protected]
winback	Reaktivierungs-Mails nach Kündigung (z. B. neue Funktionen)	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung erforderlich; § 7 Abs. 3 UWG greift nach Vertragsende nicht mehr)	Ja, jederzeit

Welche Daten werden ausgewertet? Zur Auswahl der passenden E-Mail werten wir operative Kennzahlen Ihres Tenants aus: Login-Häufigkeit, Anzahl der erfassten Mitglieder, genutzte Module, Trial-Tag, Plan-Status sowie die Historie der bereits versendeten Lifecycle-Mails. Diese Auswertung ist Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.

Was wir nicht tun:

• Keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung gem. Art. 22 DSGVO. Auswertung dient ausschließlich der Auswahl von Hilfe-Inhalten — Vertragsstatus, Kündigung und Plan-Wechsel werden niemals automatisiert aus Nutzungsverhalten abgeleitet.
• Keine Drittweitergabe der Verhaltensdaten.
• Kein websiteübergreifendes Tracking, keine Profilbildung für Werbenetzwerke.
• Keine Verkettung mit externen Quellen (Social-Media, Werbedaten).

Tracking in den E-Mails selbst: Alle Lifecycle-Klassen (contractual_notice, marketing_nurture, winback) versenden wir über Microsoft Graph (Outlook-Mailbox); diese E-Mails enthalten keinen Tracking-Pixel und kein Click-Tracking. Reine service-Mails (z. B. E-Mail-Bestätigung, Passwort-Reset, OTP) versenden wir über unseren Auftragsverarbeiter Brevo; dort haben wir anonymes Tracking aktiviert — Empfänger werden bei Öffnungen/Klicks nicht mehr identifiziert, es bleiben aggregierte Zahlen. Eine vollständige Tracking-Deaktivierung beim aktuellen Anbieter ist technisch nicht möglich; wir prüfen einen Wechsel zu einem Anbieter mit echter Tracking-Abschaltung.

Speicherdauer: Versand-Protokoll der Lifecycle-Mails 3 Jahre. Der Inhalt der versendeten Mails wird im Microsoft-Postfach (Ordner „Gesendete Objekte") gemäß unserer Microsoft-365-Retention-Policy aufbewahrt.

Ihre Rechte: Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO jederzeit per E-Mail an [email protected] oder per Klick auf den Abmelde-Link in jeder Marketing-Mail. Vertragliche E-Mails (service, contractual_notice) bleiben davon unberührt, da sie für die Erfüllung des Trial- bzw. Lizenzvertrags erforderlich sind.

3.8 Flo KI-Assistent

Wenn Sie den integrierten Vereins-Assistenten Flo nutzen, werden Ihre Chat-Eingaben, der notwendige Gesprächskontext und die für Ihre Frage berechtigt abgefragten Vereinsdaten verarbeitet. Dazu können je nach Frage insbesondere Mitgliedsnamen, Status, Dienstgrad, Funktionen, Termine, Berichtsdaten sowie Teilnahme-, Rollen- und Stundeninformationen aus Übungs-, Einsatz- und Versammlungsberichten gehören. Flo beachtet dabei die Rollen- und Berechtigungsgrenzen Ihres Benutzerkontos: Eine Antwort darf nur Daten enthalten, die Sie auch über die normale Oberfläche sehen dürften.

Keine automatisierte Entscheidung: Flo liefert Auskünfte und Vorschläge. Schreibaktionen werden nur nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung ausgeführt; Löschaktionen werden nicht über Flo ausgeführt. Bankdaten, Gesundheitsdaten, Passwörter, Tokens und API-Schlüssel werden nicht gezielt an Flo-Werkzeuge übermittelt. Chat-Verläufe werden nach bis zu 90 Tagen ab letzter Aktivität automatisch gelöscht, sofern kein rechtlicher Hold wegen Incident, Rechtsstreit oder DSGVO-Anfrage gesetzt ist.

4. Unterauftragsverarbeiter

Anbieter	Zweck	Standort
Microsoft Azure	Server-Hosting (Rechenzentrum Frankfurt)	Deutschland / EU
Brevo (Sendinblue)	Transaktionale E-Mails (Anonymes Tracking aktiviert)	Deutschland / EU
Microsoft Graph / Outlook	Lifecycle-E-Mails aus Florivio-Mailbox (kein Tracking-Pixel)	Deutschland (germanywestcentral)
Cloudflare	DNS, DDoS-Schutz, CDN	EU (DSGVO-konform)
KI-Dienst	KI-Unterstützung je nach Funktion: Import-Metadaten, Chat-Anfragen und berechtigt abgefragte Vereinsdaten für Flo	Gemäß AVV-/Plattform-Konfiguration

5. Ihre Rechte

Sie haben als Benutzer der Plattform folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) — über Ihre bei uns gespeicherten Daten
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — unrichtiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO) — Ihres Benutzerkontos
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO) — der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Export Ihrer Daten
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) — gegen die Verarbeitung

Kontaktieren Sie uns unter [email protected] zur Ausübung Ihrer Rechte.

6. Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

7. Sicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO ein: TLS-Verschlüsselung, bcrypt-Passworthashing, CSRF-Schutz, Audit-Logging, rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) und Tenant-Isolation.